「AI を使って業務を楽にしたい」というご相談が増えました。ただ、話題のツールを契約して、結局使わなくなったという話も、同じくらい聞きます。
失敗の原因は、ほとんどの場合ツールではありません。「どの業務に、どれだけ時間がかかっているか」が分からないまま始めていることです。
私たちが最初にやるのは、業務の棚卸しです。一週間分の仕事を、ざっくり書き出してもらいます。
・毎日やっていること（返信、入力、確認）
・毎週・毎月やっていること（請求、報告、集計）
・たまに発生して、毎回調べ直していること
そこに「かかっている時間」と「嫌さ加減」を書き添えると、AI や自動化が効く場所が見えてきます。効くのは、たいてい「量が多くて、判断が単純な仕事」。問い合わせの一次返信、議事録の要約、定型文の下書き、データの転記などです。
逆に、量は少ないが判断の重い仕事は、人がやったほうが早い。ここを見分けてから、はじめてツールを選びます。順番を守るだけで、導入のコストも、途中でやめる確率も、大きく下がります。
